Podsjetnici i e-mailovi

E-mailove o terminima šaljemo sami, u ime vašeg posla. Pošiljatelj je naziv vašeg posla, a kad klijent odgovori, odgovor stiže na e-mail iz Postavke → Podaci. Popis svih e-mailova, s time kada se šalju i koja ih postavka uključuje, je u Postavke → Podsjetnici i e-mailovi.

E-mailovi klijentima

• Potvrda rezervacije: odmah nakon online rezervacije.
• Podsjetnik: prije termina, prema postavci (vidi dolje).
• Promjena i otkazivanje: kad klijent promijeni ili otkaže termin preko linka iz e-maila.
• Termin upisan, premješten ili otkazan u administraciji: samo kad pri spremanju označite da klijenta obavijestimo, npr. Pošalji potvrdu e-mailom.

Klijent e-mailove dobiva na jeziku na kojem je rezervirao. Uz e-mail o nadolazećem terminu ide pozivnica za kalendar: jednim dodirom termin je u kalendaru na mobitelu. Kad se termin premjesti ili otkaže i klijent o tome dobije e-mail, isti događaj u kalendaru se ažurira.

Podsjetnik prije termina

U Postavke → Podsjetnici i e-mailovi birate kada stiže podsjetnik: 2 ili 12 sati, ili 1 ili 2 dana prije termina, ili Bez podsjetnika.

Podsjetnik se ne šalje za termine rezervirane unutar tog razdoblja. Npr. uz podsjetnik 24 sata prije, termin rezerviran za sutra ujutro podsjetnik ne dobiva, jer je potvrda tek stigla. Kad se termin premjesti, isto pravilo vrijedi za novo vrijeme.

SMS podsjetnik

SMS podsjetnik je kratka poruka na mobitel prije termina, uz e-mail ili umjesto njega. Uključuje ga podrška platforme, prema ponudi. Tada se u Postavke → Podsjetnici i e-mailovi pojavi dio SMS podsjetnik, u kojem birate:

• kome se šalje: Ne šalji, Samo bez e-maila (termini bez e-mail adrese, npr. dogovoreni telefonom ili uživo) ili Svima, uz e-mail;
• koliko prije termina: 2 ili 12 sati, ili 1 ili 2 dana. To vrijeme ne ovisi o podsjetniku e-mailom: e-mail može stići dan prije, a SMS 2 sata prije.

Između 21 i 8 sati SMS se ne šalje. Podsjetnik koji bi pao u to vrijeme stiže večer prije u 20 sati, npr. uz 2 sata prije termina u 9:00. SMS se šalje i kad su podsjetnici e-mailom isključeni. Tada uz Samo bez e-maila klijenti s e-mailom ne dobivaju nikakav podsjetnik. Kao i e-mail, SMS se ne šalje za termin rezerviran ili premješten nakon trenutka kad bi podsjetnik trebao stići.

Poruka je kratka, npr. „Salon Ana: termin utorak, 27. 10. u 10:00. Promjena/otkaz: https://…”. Link vodi na Moj termin. Slova č, ć, đ, š i ž pišu se bez kvačica, jer bi s njima poruka bila dvostruko ili trostruko dulja. Poruka stiže s broja pružatelja SMS usluge ili, kad je dogovoreno, pod nazivom vašeg posla.

SMS ide samo na brojeve mobitela, zasad iz Hrvatske. Ako klijent ne želi SMS, na njegovoj kartici isključite SMS podsjetnike, a e-mailovi idu i dalje. Na stranici termina piše je li SMS poslan i je li isporučen. Uz postavke vidite koliko ste SMS-ova potrošili ovaj mjesec od dogovorenog broja. Kad se potroši, podsjetnici do kraja mjeseca idu samo e-mailom.

Moj termin: klijent sam mijenja ili otkazuje

Svaki e-mail o terminu ima link na stranicu Moj termin. Na njoj klijent vidi termin i može ga:

• promijeniti: odabrati drugo slobodno vrijeme, a usluga ostaje ista;
• otkazati, do roka za otkazivanje;
• dodati u kalendar.

Kad je termin prošao ili otkazan, stranica nudi Rezerviraj ponovno.

Rok za otkazivanje i promjenu termina uređujete u Postavke → Pravila rezervacija, u dijelu Otkazivanje i promjena:

• može li se termin uopće mijenjati preko linka;
• koliko puta najviše (zadano 2);
• smije li klijent pri promjeni odabrati drugog djelatnika koji radi tu uslugu.

Termin se može promijeniti do istog roka do kojeg se može otkazati. Nakon roka klijent na stranici vidi vaš kontakt, da vam se javi izravno. Svaka promjena zapisana je u povijesti termina u administraciji.

E-mailovi vama

O svakoj novoj online rezervaciji, i o svakoj promjeni ili otkazivanju preko linka iz e-maila, stiže obavijest ljudima s prijavom u administraciju. Svatko u Moj račun → Obavijesti o rezervacijama bira:

• Svi termini: obavijest o svakom terminu (vlasnik i recepcija; vlasniku je to zadano);
• Moji termini: samo o terminima kod sebe (djelatniku je to zadano);
• Ništa: bez obavijesti (recepciji je to zadano).

Kad klijent premjesti termin drugom djelatniku, obavijest dobivaju obojica. Za termin kod djelatnika koji nema vlastitu prijavu obavijest stiže na e-mail iz Postavke → Podaci. Ista adresa nikad ne dobije istu obavijest dvaput. Obavijesti stižu na jeziku koji je osoba odabrala u administraciji, inače na zadanom jeziku posla.

Kad na obavijesti kliknete Odgovori, vlasnik i adresa iz Podataka pišu izravno klijentu. Djelatnici i recepcija odgovaraju na adresu posla, pa klijentima uvijek piše posao, a ne nečija privatna adresa.

Za grupne termine obavijest ne stiže za svakog sudionika, nego jedan popis sudionika po terminu, kad se za njega zatvori online rezervacija.

Vlasnik dobiva i e-mail kad otvorenih termina ostane malo, i kad odjednom stigne neuobičajeno puno online rezervacija od novih osoba (više u članku Zaštita rezervacija).

Kad e-mail ne stigne

Ako e-mail ne možemo dostaviti, npr. zbog pogrešno upisane adrese, na stranici Danas vidite koji e-mail nije stigao i kome. Provjerite adresu u terminu ili javite klijentu drugim putem.

Izgled e-mailova

E-mailovi klijentima imaju izgled vaše stranice za rezervacije: logo, boju i predložak. Pogledati ih i poslati sebi testni e-mail možete u Postavke → Izgled rezervacija → E-mailovi (više u članku Izgled rezervacija).