Grupni termini

Kod nekih usluga u istom terminu je više ljudi: grupne vježbe, radionica, tečaj. Termin vodi jedan djelatnik, a svaki klijent rezervira svoje mjesto, dok ih ima. Za to usluga dobiva način Grupa, a termine grupe zakazujete sami, jedan po jedan ili rasporedom („utorkom i četvrtkom u 18:00”).

Ako svaki klijent ima svoj termin, ovo vam ne treba: dovoljne su obične usluge.

Grupna usluga

U obrascu usluge pod Način rezervacije odaberite Grupa (zadano je Pojedinačno). Tada upisujete:

• Mjesta u terminu: koliko ljudi stane u jedan termin, najviše 100. Vrijedi za nove termine grupe, a svaki termin može imati svoj broj.
• Najviše osoba po rezervaciji: 1 znači da svatko rezervira samo za sebe. S većim brojem klijent može rezervirati i za druge, npr. za sebe i prijateljicu, najviše 10 osoba.
• Cijena po osobi: rezervacija za dvije osobe plaća dvije cijene. Prazno polje znači cijena na upit.
• Trajanje i pripremu nakon, kao kod svake usluge. Vrijede za cijeli termin.

Uz uslugu označite tko vodi njene termine. Trajanje i cijena su uvijek usluge, ne djelatnika. Grupna usluga nema pauzu u sredini i ne bira se zajedno s drugim uslugama u jednom terminu. Ako treba prostor ili opremu, npr. dvoranu, zauzme ga termin grupe, jednom za sve sudionike.

Način rezervacije se ne mijenja dok usluga ima nadolazeće termine, termine grupe ili rasporede. Kad prva usluga postane grupna, u izborniku se pojavi Grupe.

Termini grupe

Grupa nema slobodna vremena koja se računaju iz radnog vremena: klijenti rezerviraju samo termine koje ste zakazali. Na stranici Grupe kliknite Novi termin grupe i odaberite uslugu, tko vodi, datum i vrijeme, broj mjesta (zadano je koliko piše u usluzi) i, kad usluga treba prostor, prostor (Automatski ili određeni).

• Termin grupe ne traži radno vrijeme: večernja grupa u 19:00 može biti i kad voditelj inače radi do 17.
• U odsustvu voditelja ili kad je posao zatvoren sprema se samo uz Spremi svejedno.
• Zauzme vrijeme voditelja, s pripremom nakon, kao obični termin: u to vrijeme kod njega nema drugih termina. Pojedinačni termini nude se prije i poslije grupe.
• Trajanje, pripremu i cijenu termin preuzme od usluge kad nastane i zadržava ih i kad ga premjestite.

Stranica Grupe pokazuje termine sljedećih 8 tjedana po danima, s voditeljem, prostorom, zauzetim mjestima (npr. „7/12 mjesta”) i brojem ljudi koji čekaju. Termine grupa vide svi s pristupom administraciji, kao i kalendar.

Rasporedi

Grupu koja je svaki tjedan u isto vrijeme ne morate upisivati termin po termin. Na stranici Grupe kliknite Rasporedi, pa Novi raspored, i odaberite uslugu, tko vodi, dane u tjednu, vrijeme, broj mjesta i datum od kojeg vrijedi. Uz Ima zadnji datum raspored završava tog dana, a bez njega ide dalje sam.

Raspored sam stvara termine onoliko dana unaprijed koliko piše u Najdalje unaprijed (Postavke → Otvaranje termina), a svaki dan doda sljedeći. Kad termine otvarate ručno, online se rezerviraju samo oni do datuma do kojeg su otvoreni.

• Na datum kad voditelj ima odsustvo, kad je posao zatvoren ili kad je to vrijeme ili prostor zauzet, termin se ne stvara. Raspored to piše, s datumima („2 termina nisu stvorena”). Ako termin taj dan ipak želite, dodajte ga kao Novi termin grupe.
• Stvoreni termin je dalje termin za sebe, s oznakom Iz rasporeda: možete ga premjestiti, promijeniti mu broj mjesta ili ga otkazati. Otkazan termin raspored ne stvara ponovno.

Promjena rasporeda (dani, vrijeme, voditelj, broj mjesta, zadnji datum) vrijedi za njegove nadolazeće termine:

• termini bez sudionika slijede promjenu: oni koji više ne odgovaraju brišu se, a stvaraju se novi;
• termini sa sudionicima ostaju kakvi su bili, a raspored ih nabroji s linkovima, pa ih premjestite ili otkažite jedan po jedan, uz obavijest sudionicima;
• manji broj mjesta vrijedi za termine u koje stane, jer termin nikad nema manje mjesta nego što je zauzeto.

Kad obrišete raspored, njegovi nadolazeći termini bez sudionika brišu se, a oni sa sudionicima ostaju kao zasebni termini. Prošli termini ostaju. Rasporede uređuje samo vlasnik.

Na stranici za rezervacije

• Grupna usluga ima oznaku, npr. „Grupa · do 12 osoba”, i bira se sama.
• Korak s izborom djelatnika se preskače: voditelj piše uz svaki termin.
• Kalendar pokazuje dane s terminima grupe. Dan nabraja termine, npr. „18:00–19:00 · Ana · Još 3 mjesta”, a pun termin piše Popunjeno. Dan na kojem su svi termini puni je popunjen.
• Kad je Najviše osoba po rezervaciji veće od 1, klijent bira Broj osoba, do broja slobodnih mjesta. Cijena je cijena po osobi puta broj osoba.
• Vrijede ista pravila kao za ostale termine: Online rezervacija najkasnije, Termini otvoreni do voditelja i zaštita rezervacija.
• Ako netko u međuvremenu uzme zadnja mjesta, klijent se vraća na izbor termina, a upisani podaci ostaju.

Sudionik ima rezervaciju kao svaku drugu: potvrdu, podsjetnik, događaj za kalendar i link na Moj termin. Kad je rezervirao za više osoba, svuda piše i broj osoba. Na Moj termin može otkazati do roka za otkazivanje, a Promijeni termin nudi druge termine iste usluge u kojima ima dovoljno mjesta, po pravilima za promjenu termina (kod drugog voditelja samo uz Pri promjeni se smije odabrati i druga osoba). Broj osoba i cijena ostaju isti.

Lista čekanja za grupu

Dok je lista čekanja uključena, pun termin grupe na stranici za rezervacije nudi Lista čekanja. Klijent bira broj osoba, upisuje ime, e-mail i telefon i daje privolu. Telefon je obavezan, jer iz upisa sama nastaje rezervacija. Upis prolazi istu zaštitu kao rezervacija: blokiran kontakt se ne može upisati, a kod iz e-maila traži se kao pri rezervaciji. Nakon upisa klijent vidi koji je na listi i do kada mjesto dobiva sam.

Mjesto se oslobodi kad sudionik otkaže, kad se premjesti u drugi termin ili kad povećate broj mjesta. Tada:

• Do roka za otkazivanje mjesto sam dobije prvi s liste kojem odgovara, redom kojim su se upisali. Upis za dvije osobe čeka dva slobodna mjesta, a upis iza njega za jednu osobu u međuvremenu smije proći. Ta osoba je odmah upisana u termin i dobiva e-mail „Dobili ste mjesto”, s linkom na Moj termin i događajem za kalendar. Rok je tu da nitko ne dobije termin iz kojeg više ne može sam izaći.
• Nakon roka mjesto je slobodno za sve. Obavijest dobiva prvih 5 s liste kojima odgovara, a mjesto dobiva onaj tko prvi rezervira. Isto vrijeme termina nikome ne javljamo dvaput.

Ako upis više ne prolazi zaštitu, npr. jer ste kontakt u međuvremenu blokirali, zatvara se bez e-maila.

Upis se zatvara i kad osoba sama rezervira isti termin, kad termin počne, kad otkažete termin grupe (svi na listi dobiju kratak e-mail), kad se odjavi preko linka iz e-maila ili kad ga uklonite. Ista e-mail adresa može imati najviše 3 aktivna upisa, kao na listi za dane.

U administraciji je lista na stranici termina grupe, redom, s brojem osoba. Dodaj u grupu odmah daje mjesta, i nakon roka, kad ih ima dovoljno, uz e-mail „Dobili ste mjesto”. Ukloni briše upis. Izbornik Lista čekanja ima karticu Termini grupa s terminima u kojima netko čeka.

Termin grupe u administraciji

Stranica termina grupe otvara se iz popisa Grupe, iz kalendara i sa stranice Danas. Na njoj su:

• Sudionici, s brojem osoba i kontaktom. Klik na sudionika otvara njegov termin, s otkazivanjem, napomenama i poviješću. Vrijeme i voditelj sudionika uvijek su vrijeme i voditelj termina grupe.
• Dodaj sudionika: pronalazi se po telefonu, kao kod termina, najviše onoliko osoba koliko je slobodnih mjesta. Uz Pošalji potvrdu e-mailom dobiva potvrdu. Administracija nije vezana rokovima, nego samo brojem mjesta.
• Dolazak i Nedolazak uz svakog sudionika, s Poništi za pogrešan klik. Otkazanog sudionika vraća Vrati, dok termin nije otkazan i ima dovoljno mjesta.

Prije početka termina vlasnik i recepcija mogu i:

• premjestiti ga u Vrijeme, voditelj i prostor: sudionici se premjeste s njim, a uz Obavijesti sudionike e-mailom dobiju e-mail o promjeni. Promjena samo prostora nije premještanje;
• promijeniti broj Mjesta, nikad ispod zauzetih. Nova mjesta dobiva lista čekanja;
• kliknuti Otkaži termin grupe i odabrati razlog, uz neobaveznu poruku: svi sudionici dobiju e-mail o otkazivanju, lista čekanja se zatvara, a voditelj je u to vrijeme opet slobodan za druge termine.

U kalendaru je termin grupe jedan blok u stupcu voditelja, s isprekidanim rubom, npr. „Vježbe za leđa · 7/12”, i kad je prazan. Klik otvara sudionike s dolaskom, listu čekanja i link na stranicu termina. Na stranici Danas termin grupe je jedan red, sa zauzetim mjestima.

U Otkaži dan termin grupe je jedan red: otkažite ga sa svim sudionicima ili ga predajte kolegi koji tada nije zauzet i vodi tu uslugu.

Popis sudionika

O grupama nitko u poslu ne dobiva e-mail za svaki upis ili otkaz. Umjesto toga svaki termin grupe pošalje jedan popis sudionika kad se za njega zatvori online rezervacija (Online rezervacija najkasnije), a najkasnije sat prije početka. Popis stiže i kad nitko nije upisan.

Primatelji su isti kao za obavijesti o rezervacijama: voditelj uz Moji termini, vlasnik i recepcija uz Svi termini, a adresa posla kad voditelj nema svoju prijavu. Kad termin premjestite, popis stiže ponovno, za novo vrijeme.

U brojkama

Sudionik se broji kao termin: u broju termina, u prihodu (cijena po osobi puta broj osoba), na kartici klijenta i u izvozu. Analitika ima i blok Termini grupa:

• Održani: završeni termini s barem jednim sudionikom, i koliko ih je bilo bez sudionika;
• Popunjenost: zauzeta mjesta od mjesta svih završenih termina;
• S liste čekanja: mjesta koja je lista čekanja dodijelila sama.

U popunjenosti termin grupe sa sudionicima računa se jednom, kao vrijeme voditelja.

Tko što smije

Radnja	Vlasnik	Recepcija	Djelatnik
Grupna usluga: način, mjesta, cijena	da	ne	ne
Rasporedi	da	ne	ne
Novi termin grupe, premještanje, broj mjesta, otkazivanje	da	da	ne
Sudionici: dodavanje, dolazak, otkazivanje	svima	svima	u svojim grupama
Lista čekanja grupe: Dodaj u grupu i Ukloni	da	da	u svojim grupama

Djelatnik svoje termine grupe otkazuje kroz Otkaži dan, kad mu je to dopušteno.

Dobro je znati

• Nema karata za više dolazaka, članarina ni online plaćanja: svaki dolazak je rezervacija za sebe.
• Klijent rezervira jedan termin grupe, ne cijeli raspored.
• Lista čekanja za grupnu uslugu vrijedi samo za pun termin. Upisa na dane ili na nove termine za nju nema.
• Djelatnik ili usluga s terminima grupa ili rasporedima pri brisanju se samo isključi, kao s terminima u povijesti.