Kako prijeći s drugog sustava za rezervacije

Prelazak ne znači prepisivanje kalendara ni tjedne s dva otvorena sustava. Ovim redom prenosite sve što trebate, a stari sustav gasite čim prođe zadnji uvoz.

1. Pripremite posao

Prije uvoza upišite usluge s trajanjem i cijenom, djelatnike i njihovo radno vrijeme. Termini iz datoteke povezuju se s onim što je upisano. Nazivi ne moraju biti isti kao u starom sustavu, ali usluge i djelatnici moraju postojati. Više u članku Prvi koraci.

2. Klijenti

Iz starog sustava izvezite popis klijenata kao CSV i uvezite ga na stranici Klijenti: Uvoz (CSV) → Klijenti. Uvoz prepoznaje klijente po telefonu i e-mailu, pa ponovni uvoz ništa ne udvostručuje. Više u članku Uvoz klijenata.

Ako uvozite i termine, ovaj korak nije obavezan: uvoz termina sam dodaje klijente iz termina. Popis klijenata ipak donosi i one koji trenutno nemaju termin.

3. Budući termini

Izvezite buduće termine iz starog sustava i uvezite ih na stranici Klijenti: Uvoz (CSV) → Termini od danas. Djelatnike i usluge iz datoteke povežete sa svojima, a pregled prije spremanja pokazuje preklapanja i krivo pročitane datume. Uvoz klijentima ništa ne šalje. Više u članku Uvoz budućih termina.

Prelazak najlakše ide u dva koraka:

1. Prvi uvoz kad počnete raditi s nama. Od tada kalendar pokazuje sve termine, a online rezervacije ne nude vremena koja su zauzeta.
2. Zadnji uvoz na dan kad zatvorite stari sustav. Uvezu se samo termini nastali u međuvremenu, a oni koji već postoje preskaču se.

Termin koji je klijent u starom sustavu otkazao između dva uvoza otkažite i ovdje.

4. Podsjetnici

Uvezeni termini dobivaju naše podsjetnike, kao svaki termin. Na dan prvog uvoza isključite podsjetnike u starom sustavu, da klijent ne dobije dva. Termini koji su već u prozoru podsjetnika, npr. sutrašnji, naš podsjetnik ne dobivaju, jer ga je stari sustav vjerojatno već poslao. Kako podsjetnici smanjuju nedolaske, pročitajte u vodiču Kako smanjiti nedolaske.

5. Link za rezervacije

Stari link zamijenite novim svugdje gdje vas klijenti traže: na Googleu, na Instagramu i na web stranici. Gdje ga kopirati i kako ga dodati, opisuje vodič Kako dodati rezervacije na svoj web, Instagram i Google. Online rezervacije u starom sustavu zatvorite kad je novi link posvuda, a prije zadnjeg uvoza termina.

6. Najavite prelazak

Klijenti će prvi put dobiti e-mail iz nove aplikacije, s imenom vašeg posla. Najavite im to unaprijed, npr. objavom na Instagramu, porukom ili natpisom na recepciji: od kada rezerviraju preko novog linka i da će podsjetnike dobivati na isti broj i e-mail.

Podsjetnik o dogovorenom terminu dio je usluge. Ponuda ili akcija nije, za nju treba posebna privola, pa za nju ne koristite kontakte iz uvoza. Više u vodiču Online rezervacije i zaštita podataka.

Ako nešto pođe krivo

Uvoz klijenata i uvoz termina možete poništiti 30 dana, na stranici uvoza pod Prethodni uvozi. Briše se samo ono što nitko nije mijenjao, pa ništa što ste u međuvremenu uredili ne nestaje.