Osobni podaci klijenata

Podaci vaših klijenata pripadaju vašem poslu. Vi ste voditelj obrade, a ubooq ih obrađuje samo u vaše ime i samo za rezervacije, prema ugovoru o obradi podataka koji je dio uvjeta korištenja.

Što spremamo

Kad klijent rezervira online, upisuje ime, telefon i e-mail, a može dodati i napomenu. Uz rezervaciju daje suglasnost da se podaci koriste za tu rezervaciju i obavijesti o terminu. Ništa drugo ne tražimo.

Klijenta prepoznajemo po broju telefona. Ono što upiše na stranici za rezervacije spremamo uz termin, a podatke na njegovoj kartici nikad ne mijenjamo sami. Tako tuđi broj telefona ne može preusmjeriti e-mailove. Ako je pri rezervaciji upisan drugačiji e-mail, na stranici termina možete ga spremiti u karticu.

Obavijest o privatnosti

Uz kvačicu suglasnosti na obrascu za rezervaciju i na listi čekanja uvijek stoji link na obavijest o privatnosti. Ako u Postavke → Podaci upišete link na svoju politiku privatnosti, vodi na nju. Ako ga ne upišete, vodi na zadanu obavijest, koju sastavljamo iz podataka u Postavke → Podaci: naziv, pravni subjekt, adresa, e-mail i telefon.

Zadana obavijest govori u ime vašeg posla i opisuje ono što stranica za rezervacije radi: koje podatke traži, zašto, koliko se čuvaju i koja prava klijent ima. Listu čekanja i molbe za Google recenziju spominje samo dok su uključene. Otvara je link Pogledaj zadanu obavijest ispod polja za politiku privatnosti.

• Upišite Pravni subjekt, npr. „Obrt Ana, vl. Ana Horvat, OIB …”, da klijenti znaju tko je voditelj obrade.
• Za točnost podataka u obavijesti odgovarate vi.
• Ako podatke klijenata obrađujete i za nešto drugo, napišite vlastitu politiku privatnosti i upišite link na nju.

Tko vidi podatke

• Vlasnik vidi sve, uređuje kartice i oznake i piše internu napomenu.
• Recepcija također uređuje kartice i oznake i piše internu napomenu, ali ne briše osobne podatke i ne izvozi popis.
• Djelatnik vidi ime, kontakt, oznake i povijest termina, ali ne može ništa mijenjati. Internu napomenu vide samo vlasnik i recepcija. Uz samo svoj kalendar djelatnik vidi samo klijente koji su kod njega imali termin.

Oznake

Oznake poput „VIP”, „uvijek kasni” ili „novi” odmah pokazuju s kim imate posla. Svaka ima naziv i boju. Vide se uz ime na popisu klijenata, na kartici klijenta, na stranici termina i kad u kalendaru otvorite termin.

• Na kartici klijenta, uz Oznake, kliknite Uredi (ili Dodaj), označite oznake i kliknite Spremi. Novu oznaku dodajete odmah tu, pod Nova oznaka.
• Na popisu Klijenti odaberite oznaku iznad popisa i vidjet ćete samo klijente koji je imaju.
• U Klijenti → Oznake oznake preimenujete, mijenjate im boju i redoslijed ili ih brišete. Obrisana oznaka nestaje sa svih klijenata.
• Posao može imati najviše 50 oznaka, a jedan klijent najviše 10.

Oznake dodjeljuju vlasnik i recepcija, a vide ih i djelatnici, jer su radna informacija. Zato u njih ne upisujte ništa što djelatnici ne trebaju znati, npr. podatke o zdravlju. Za to je interna napomena.

Izvoz

U izborniku Klijenti gumb Izvoz (CSV) nudi dvije tablice. Izvoz može samo vlasnik.

• Klijenti: popis klijenata s kontaktom, internom napomenom i oznakama, npr. kad klijent zatraži svoje podatke ili ih želite prenijeti drugdje.
• Termini od danas: svi zakazani termini od sada nadalje, s datumom, vremenom, djelatnikom, uslugama i kontaktom klijenta. Korisno kad prelazite na drugi sustav, da znate tko dolazi.

Brisanje na zahtjev

Kad klijent zatraži brisanje, otvorite njegovu karticu i u odjeljku Osobni podaci (GDPR) kliknite Obriši osobne podatke. Ime, kontakt i napomene trajno se brišu. Povijest termina ostaje, ali bez imena i kontakta, pa analitika ostaje točna. Brišu se i njegovi upisi na listi čekanja i njegove oznake.

Brisanje se ne može poništiti. Ako klijent ima nadolazeće termine, prvo ih otkažite.

Što se briše samo

• Upisi na listi čekanja brišu se 30 dana nakon što prestanu vrijediti.
• Kodovi iz e-maila za potvrdu rezervacije brišu se nakon jednog dana.
• Klijent se linkom u e-mailu može odjaviti od molbi za Google recenziju.

Naši zapisi o radu sustava ne sadrže imena, telefone ni e-mail adrese.

Poruke klijentima

Iz administracije klijentu možete nazvati ili napisati e-mail, jednom po jednom. Skupne promotivne poruke ne šaljemo, jer za njih treba posebna suglasnost klijenata.